Kamis, 04 Juni 2020

Kali ini saya akan berbagi bagaimana caranya mencetak dokumen mail merge pada Microsoft Word dalam bentuk PDF. Kasus yang saya alami adalah ingin mencetak dokumen Surat Keterangan Lulus (SKL) siswa secara individual ke dalam format PDF.

Syarat yang harus dilakukan sebelumnya :
1. Memiliki basis data pada excel dengan format kolom sesuai tabel SKL (data sesuai kebutuhan).
Format excel sesuai dengan kebutuhan sekolah masing-masing jenjang

2. Memilik file word yang sudah dikoneksikan ke basis data dengan Mail Merge.
Contoh SKL sesuai dengan format masing-masing sekolah ya.

Format SKL dapat didownload pada link berikut ini.
https://drive.google.com/file/d/1nD6O9jed8AJil-tyuPHezbVRrjZU2XBe/view?usp=sharing

Hasil yang diharapkan kira-kira sebagai berikut.
Format pdf hasil dari pencetakan ke pdf

Penasaran? 😃
Langsung aja, cekidot!

1. Pada Microsoft Word buka VBA Editor (tekan ALT F11) untuk mengaktifkan macro.
2. Insert Module pada VBA Editor.


3. Ketik kodenya di Editor sehingga menjadi seperti ini


Kode lengkapnya bisa copas di bawah ini.


Kemudian bagian kode yang harus kita sesuai:

- Baris ke-3, sesuai dengan path file yang kita simpan. Untuk penamaan file ada pada bagian C:\....\SKL - (diikuti nama file kita). Contoh: hasil output file kita nanti dengan nama "SKL - 1 - 8115.pdf"

- Baris ke-4 yang merupakan file data excel kita.

- Baris ke-15 sesuai dengan nama sheet. Di excel, saya menggunakan sheet "SKL 2020"

Pada baris 32 dan 33, sesuaikan nama field yang digunakan sebagai nama file. Nama file yang saya gunakan pada kolom "Nonis". Data dari Nonis adalah gabungan no-urut dan NIS untuk memudahkan penamaan file.

Pada baris 38–40 adalah untuk menghapus seluruh file berekstensi docx pada folder FOLDER_SAVED. Jika tetap ingin menyimpan file dalam bentuk Word, silakan hapus pada bagian ini. Jika ingin menghapus atau hanya menyimpan dalam bentuk pdf, biarkan kode ini.

4. Setelah itu silakan RUN lalu tunggu hingga selesai. Lama pencetakan tergantung banyaknya record/data pada basis data.



Jreng...jreng..jreng...



Mudah bukan? Ternyata banyak hal yang tersembunyi yang kita bisa manfaatkan dengan pada aplikasi perangkat lunak perkantoran seperti office word dan excel. Silakan gunakan untuk mencetak dokumen lain yang menggunakan fitur Mail Merge dan ingin diekspor ke dalam format PDF. Semoga tutorial singkat ini dapat bermanfaat ya. 😇


0 komentar: